Digitale Veranstaltungen – Beispiele aus der (neuen) Praxis

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Vieles wurde in den letzten Wochen bereits vom Analogen ins Digitale übersetzt. Digitale Tools – insbesondere die Videokonferenz – sind dabei schon zu etwas wie einer neuen Normalität geworden. Doch wie organisieren wir das Zusammenkommen, Lernen und Arbeiten im größeren Maßstab? Wie sehen digitale Veranstaltungen aus? Und worauf müssen wir dabei achten? Einige Beispiele aus der (neuen) Praxis gibt’s hier.

Das Coronavirus hat unser Leben fest im Griff. Auch wenn jetzt die Ausgangsbeschränkungen in Deutschland und Europa Schritt für Schritt gelockert werden, ist insbesondere an größere Veranstaltungen noch lange nicht zu denken. Zu hoch ist das Risiko weiterer Infektionswellen – vor allem für die, die wir als Rotes Kreuz besonders schützen wollen.

Wir sollten uns also auch für die kommenden Monate auf digitales Zusammenkommen, Lernen und Arbeiten einstellen. Und auch wenn es natürlich nicht dasselbe ist, auch wenn da irgendwie immer der Bildschirm zwischen uns steht, haben digitale Veranstaltungsformate – seien es Meetings oder Konferenzen – doch auch ihren Charme: Durch wegfallende Anreisezeiten und -kosten zum Beispiel ist es möglich, mehr Menschen zusammenzubringen oder Kolleginnen und Kollegen auch für kürzere Inputs dazu zu holen.

In den letzten Wochen habe ich an einigen digitalen Veranstaltungen teilgenommen und hie und da auch in der Konzeptarbeit, Organisation und Moderation mitgewirkt. Wie bei so vielem in der Wohlfahrts- und Sozialarbeit beobachte ich auch hier eine hohe Dynamik und jede Menge Kreativität: Auch bei der Entwicklung digitaler Veranstaltungsformate tastet man sich vor und probiert aus, was sich vom Analogen ins Digitale übersetzen lässt und wo es neue Wege braucht. Von ein paar Beispielen aus der (neuen) digitalen Praxis will ich hier berichten.

Agile Meetings & digitale Stammtische

Vom Schwatz mit Freunden über das Meeting mit dem Team bis zu Sitzungen des Vorstandes: Die Videokonferenz ist in den letzten Wochen zur neuen Normalität der meisten von uns geworden. Wir wählen uns ein, meistern (mehr oder minder erfolgreich) technische Probleme und gehen dann gemeinsam durch die Tagesordnung. In der Regel gibt es dabei einen Moderator oder eine Moderatorin, der oder die die Zeit und Rednerlisten im Blick behält. Soweit so normal also. Doch es geht auch anders.

Digitaler Lean Coffee

Engagierte aus dem Forum Agile Verwaltung zum Beispiel organisieren monatliche Lean Coffees, bei denen die Agenda vorher nicht fest steht, sondern im ersten Teil der zirka 90-minütigen Videokonferenz unter den Teilnehmenden abgestimmt wird. Und so geht’s:

  • Mit dem Online-Tool scrumlr.io, einer Art digitaler Pinnwand werden im ersten Schritt Themen und Fragestellungen der Teilnehmenden gesammelt.
  • Im zweiten Schritt werden die ›Karten‹ mit einer einfachen Punkte-Abfrage priorisiert. Jeder Teilnehmer und jede Teilnehmerin vergibt dafür zwei Punkte.
  • Im dritten Schritt schließlich werden die Themen der so entstandenen Agenda der Reihe nach besprochen. Für jedes Thema stehen zunächst 10 Minuten zur Verfügung. Ist die Zeit abgelaufen, fragt der Moderator oder die Moderatorin in die Runde, ob um 5 Minuten verlängert oder zum nächsten Thema übergegangen werden soll.

Der (digitale) Lean Coffee funktioniert für bis zu 20 Teilnehmende und natürlich auch nur dann, wenn nicht alle nur Punkte für  ihre eigenen Karten vergeben – also vor allem für einen offenen Austausch untereinander. Wird das Format zudem regelmäßig angeboten, kommen nach und nach auch die Themen dran, die im ersten Anlauf nicht genug Punkte bekommen haben, um in den 90 Minuten besprochen zu werden.

Virtueller Stammtisch

Ein anderes digitales Veranstaltungsformat, das ich in meiner Freizeit mit Engagierten von D64 organisiere, ist ein virtueller Stammtisch, bei dem einmal im Monat Mitglieder des Vereins aus ganz Deutschland zusammenkommen, um lose miteinander zu schwatzen. Und so geht’s:

  • Für den ›Eingangsbereich‹ und die verschiedenen ›Tische‹ werden mehrere Video-Konferenzen mit je einer festen Link-Adresse (URL) angelegt. Wir verwenden dafür Google Meet. Es geht aber auch mit anderen Videokonferenz-Systemen aus dem Werkzeugkasten der DRK-Wohlfahrt.
  • Die einzelnen ›Tische‹ werden im Kopf einer Tabelle verlinkt, die den Teilnehmenden online zur Verfügung gestellt wird. Wir benutzen dafür Google-Docs, es geht aber natürlich auch ganz klassisch per Mail.
  • Die Zeilen der Tabelle bilden den Zeitplan und in die einzelnen Felder werden grobe Besprechungsthemen eingetragen, sodass alle Teilnehmenden wissen, um was es jeweils geht (siehe Bild).
  • Beim Stammtisch selbst gibt es im ›Eingangsbereich‹ eine kurze Begrüßung und Einführung, bevor die Teilnehmenden ganz selbstorganisiert in den gemeinsamen Abend starten.

Je nachdem, wie viele ›Tische‹ angelegt werden, kann so ein Stammtisch richtig groß werden. Wichtig für gute Gespräche ist aber, dass die Zahl der Teilnehmenden in den einzelnen Video-Konferenzen überschaubar bleibt. Das funktioniert – schätze ich – mit bis zu 50 Leuten.

Online BarCamps & virtuelle Konferenzen

Neben Meetings und lockerem Zusammenkommen sind natürlich auch Konferenzen etwas, für das aktuell digitale Formate gesucht werden. Bereits angekündigt ist eine digitale Alternative für die diesjährige re:publica am 7. Mai und den Digital Social Summit am 25. und 26. Mai. Hier wird es zahlreiche Videokonferenzen und -streams geben, in die man sich dazuschalten kann. Eine große Herausforderung dabei: ein möglichst intuitives Leitsystem für Teilnehmende. Doch auch das ist digital machbar.

Online BarCamp

Gemeinsam mit der Stiftung Bürgermut, CorrelAid, GoVolunteer und Vostel durfte ich die Konzeption und Umsetzung des ersten digitalen openTransfer Camps begleiten. Ein BarCamp ist als schon ziemlich ›digitales‹ Veranstaltungsformat, das wir im DRK auch vom Cross Media Day kennen, natürlich besonders gut für den digitalen Raum geeignet. Ganz ohne war die Konzeptarbeit, Organisation und Moderation aber nicht – immerhin galt es knapp 200 Teilnehmende souverän durch das Programm zu führen. Und so ging’s:

  • Wie auch beim virtuellen Stammtisch haben wir mehrere Video-Konferenzen (in diesem Fall Zoom) als ›Session-Räume‹ aufgesetzt, die über die gesamte Veranstaltungsdauer (10 bis 15 Uhr) von je zwei ›Hosts‹ für Moderation und Technik betreut wurden.
  • Als zentrale Anlaufstelle diente eine Webseite, auf der das Programm mit Teilnahmehinweisen dargestellt wurde. Eingebunden waren auch interaktive Elementen´, wie Youtube-Videos zum Zeitvertreib in den Pausen und Padlet-Boards für die Vorstellung der Teilnehmenden und ihr Feedback.
  • Flankiert wurde das BarCamp mit einem Kanal für den Austausch unter den Teilnehmenden auf Slack und einem auf Telegramm für die Veranstaltungsorganisation sowie Etherpads für die Dokumentation der Sessions und natürlich einem Hashtag für Updates auf Twitter und anderen Social-Media-Kanälen.

Nach unserem Eindruck und dem Feedback der Teilnehmenden war das digitale openTransfer-Camp ein großer Erfolg. Die Webseite hat als Leitsystem gut funktioniert und in den einzelnen Chats und Videokonferenzen war die meiste Zeit einiges los. Für das gewisse ›Flair‹, das hier durchaus aufkam, brauchte es allerdings einiges mehr an Man- und Womenpower als sonst.

Virtuelle Konferenzen

Die Videokonferenz ist, wie man bis hierher gut sehen konnte, das Standard-Tool für digitale Veranstaltungen. Doch wie das mit Standard-Tools eben ist: Sie haben ihre Beschränkungen. Können Sie sich zum Beispiel eine Videokonferenz vorstellen, in der Sie einen Kollegen oder eine Kollegin kurz mal für ein Gespräch unter vier Augen beiseite nehmen? Sie können einen extra Termin vereinbaren, eine private Chat-Nachricht schicken oder in Konferenzsystemen wie Zoom eine Breakout-Session machen. Aber ›kurz mal beiseite nehmen‹ sieht anders aus.

In Virtual-Reality-Umgebungen wie AltspaceVRmozilla.hubs oder TriCAT geht das. Und es braucht dafür nicht unbedingt eine VR-Brille! Mein Computer mit Maus, Tastatur und Headset reichte völlig aus, um zum Beispiel an einem 3D-BarCamp teilzunehmen, das von Henning Behrens am 20. März organisiert wurde (Video oben). Gleiches berichtete auch Kathrin Bischoff vom Educators in VR International Summit, bei dem vom 17. bis zum 22. Februar mehr als 150 Vorträge, Workshops und Diskussionen über die virtuelle Bühne gingen.

Für viele ist die Steuerung eines Avatars in VR-Umgebungen sicher ungewohnt. Mit ein bisschen Übung aber macht es einigen Spaß, die Umgebung zu erkunden und mögliche Interaktionen auszuprobieren. Wie zum Beispiel setzt man sich auf einen Stuhl, wie nimmt man einen Gegenstand in die Hand, wie schreibt man an ein Whiteboard, hebt die Hand oder applaudiert?

Ausprobieren und nebenbei zu den aktuellen Herausforderungen ins Gespräch kommen, können Interessierte aus dem DRK bei unserer ersten Avatar-Konferenz am 25. Juni – ein gemeinsames Experiment, bei dem wir uns neue Welten für digitales Zusammenkommen, Lernen und Arbeiten erschließen wollen.

Zum Schluss: Chancen des Digitalen nutzen

Neben agilen Veranstaltungsformaten wie BarCamps sind mir in den letzten Wochen natürlich auch noch andere Formate begegnet:

  • Der Koordinierungsausschuss des Bundesnetzwerks Bürgerschaftliches Engagement (BBE) zum Beispiel kam das erste Mal in einer drei-stündigen Videokonferenz zusammen und diskutierte konzentriert die verkürzte Tagesordnung in einem digital erweiterten Kreis an Teilnehmenden.
  • Beim ersten Hackathon der Wohlfahrts- und Sozialarbeit #CarehacktCorona arbeiteten wir in interdisziplinären Teams über die Nacht vom 17. auf den 18. April in digitalen Workshops an Problemstellungen aus der Praxis.
  • Im »Solution Enabler«, einem Umsetzungsprogramm zum großen Hackathon der Bundesregierung #WirVsVirus, nehme ich etwa wöchentlich an Update-Calls mit hunderten Leuten teil, die nach einer kurzen Einführung für den moderierten Austausch jedes Mal in thematische „Breakout-Sessions“ geschickt werden.

Die Spielarten für digitales Zusammenkommen, Lernen und Arbeiten sind also vielfältiger als ich sie hier darstellen kann. Allen gemein ist aber, dass sie auf konstruktives Miteinander, (Rede-) Disziplin und Geduld der Teilnehmenden angewiesen sind. Unsere Kommunikation ist im Digitalen auf Audiovisuelles beschränkt und wird durch technische Probleme immer mal wieder unterbrochen. Das ist eben so, sollte uns aber nicht daran hindern, die Chancen des Digitalen zu nutzen – weder jetzt noch nach Corona.

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